Com o avanço da tecnologia, muitas ferramentas e recursos foram desenvolvidos para melhorar e facilitar o dia a dia nas empresas, entre eles, temos os exemplos de otimização de processos.
A otimização de processos veio com a finalidade de aumentar a produtividade e diminuir processos burocráticos, repetitivos e manuais que eram encontrados durante todo o processo produtivo de uma empresa.
Agora, graças a essa abordagem, é possível realizar as mesmas atividades, de maneira mais eficiente, mais rápida, com menor custo e muitos outros benefícios.
Neste artigo, vamos apresentar alguns dos principais exemplos e como eles podem influenciar positivamente sua empresa, para que você possa implementá-los na sua organização e obter os melhores resultados.
O que é otimização de processos?
Otimização de processos pode ser definida como uma série de ações e atividades promovidas por uma empresa com a finalidade de melhorar o seu desempenho.
Para isso, é necessário modificar algumas práticas internas comuns e adotar algumas que sejam mais produtivas e eficientes, formalizar as etapas de determinada atividade, além de mensurar o tempo gasto com cada um dos processos e os recursos utilizados para que ele seja executado.
Podemos resumir a otimização de processos em três objetivos principais:
- Diminuir e evitar desperdícios;
- Reduzir o número de falhas e erros;
- Solucionar problemas enfrentados pela sua organização.
Exemplos de otimização de processos que podem ser implementados na sua empresa
Eliminação de gargalos
O primeiro exemplo de otimização de processos que podemos falar é a eliminação de gargalos. Ou seja, é preciso eliminar os procedimentos que dificultam a execução de tarefas e atrasam os demais processos organizacionais.
Um exemplo dessa otimização de processos é fazer a substituição da comunicação individual realizada por telefone. Esse contato, muitas vezes, pode ser realizado de outras formas mais ágeis, como o envio de e-mail para todos os contatos que precisam saber da informação.
Organização de documentos
Outro exemplo é em relação a organização de documentos. Além de ocupar muito espaço, ser difícil de consultar e correr o risco de se perder, é necessário gastar uma quantidade elevada de recursos e dinheiro da sua organização para fazer a impressão e armazenamento de todos esses documentos.
Por isso, se você deseja fazer a otimização de processos, é fundamental contar com ajuda da tecnologia. Assim, será possível anexar documentos de forma online com mais segurança, economia e rapidez, melhorando a produtividade dos colaboradores e a comunicação entre os setores.
Controle de inadimplência
Com ajuda de um bom software de gestão financeira, sua empresa conseguirá ter mais facilidade para controlar a inadimplência. Isso porque, entre outras funcionalidades disponíveis na plataforma, poderá contar com o envio de boletos, de forma online, além de opções de pagamento por cartão de crédito e Pix.
Um software de gestão financeira é fundamental para manter a saúde da sua organização, otimizar processos burocráticos, garantir maior controle sobre os gastos, além dos benefícios citados acima.
Uso de relatórios
Ter relatórios sobre os processos organizacionais da empresa é fundamental para saber como estão funcionando todos os setores da instituição. A boa notícia é que este é um dos exemplos de otimização de processos que também pode ser feita de forma digital, em que você interliga todos os dados em um único sistema.
Assim, fica mais fácil realizar consultas quando necessário, criar relatórios atualizados e em tempo real, e, principalmente, usar esses relatórios como base para tomar as melhores decisões estratégicas para o garantir melhores resultados para a sua empresa.
Ferramentas de otimização de processos
Agora que você já sabe alguns dos principais exemplos de otimização de processos, vamos apresentar algumas ferramentas que podem ser utilizadas para garantir uma automação e otimização completa do seu negócio e obter os melhores resultados.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Uma ferramenta vital para o crescimento e a otimização de processos dos negócios é o ERP. Ele possibilita que dados e informações de qualquer setor da empresa sejam integrados, melhorando a comunicação organizacional. Um sistema completo que possibilita aos gestores fazerem análises e monitoramentos, em tempo real, através de indicadores.
CRM (Customer Relationship Management)
O CRM é uma ferramenta de otimização de processos voltada para o relacionamento com o cliente. Com esse sistema, a empresa proporciona um melhor atendimento e experiência de compra para o consumidor, ajudando a criar vínculos. Ele também permite criar estratégias para atrair e fidelizar os clientes.
BPMS
As ferramentas de BPMS permitem às organizações aplicarem otimização de processos baseada na orquestração dos fluxos dos processos, assim como na aplicação do conceito de BPM (Gestão de Processos de Negócios). São ferramentas genéricas que possibilitam documentar, organizar e executar qualquer fluxo de processo de uma empresa.
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